Wir alle kennen die To-Do Listen, die uns abends klagend anschauen, weil wir doch nur die Hälfte geschafft haben, die guten Vorsätzen, bei denen sich spätestens im Februar zeigt, dass sie mal wieder nicht zu halten sind, die ungeplanten Meetinganfragen über Outlook, wo doch eigentlich für diese Woche ein großes Projekt ansteht. So ging es mir oft. Das Ganze setzte mich regelmäßig unter Stress, machte mich jedoch nicht produktiver. Davon hatte ich irgendwann die Nase voll. Ich wollte eine Methode finden, die einfach umzusetzen ist, mir hilft, meine Ziele zu erreichen, gleichzeitig produktiver und glücklicher zu werden.
Durch Zufall las ich einen Artikel über Timeboxing. Die Methode kommt aus dem agilen Projektmanagement, um das Zeitmanagement zu verbessern und die Arbeitsmotivation zu steigern. Eine Timebox ist ein fester Zeitrahmen für ein Projekt. Überflieger wie Bill Gates oder Elon Musk schwören auf diese festen Stundenpläne.
Auch meinen Kundinnen und Kunden hat das System geholfen, ihren persönlichen Arbeitsalltag zu strukturieren und zum großen Teil selbstbestimmt zu gestalten. Und vor allem motivierter zu sein.

Als simple Grundregel gilt: für jedes anfallende To-Do, jede Aufgabe oder Projekt wird ein fester Zeitblock reserviert. Die Timebox zeigt, wann, wie und in welcher Zeit die Teilaufgabe erledigt wird, wobei größere Aufgaben oder Projekte in Teilschritte zerlegt werden. Jede Timebox beinhaltet folglich eine Deadline. Das ist der Trick, denn unter Druck arbeiten wir intensiver.
Die Methode zwingt uns in ein festes Gerüst. Dadurch fokussieren wir uns, steigern die Konzentration und verzetteln uns nicht mehr, da wir nicht mehr von einer Aufgabe zur nächsten springen.

So führen Sie Timeboxing ein

Zunächst verschaffen Sie sich einen Überblick über anstehende Aufgaben, zerlegen größere Projekte oder Aufgaben in kleinere Teilschritte und überlegen, wie lange Zeit Sie für die einzelnen Schritte brauchen. Vergessen Sie nicht die Routinearbeiten wie das Bearbeiten von E-Mails oder Social Media Netzwerke.
Auch wenn wir es uns wünschen, an den meisten Tagen passiert irgendetwas Unvorhergesehenes. Von daher ist die Planung von Zeitpuffern ebenso wichtig wie das Planen von Pausen, denn kein Mensch kann 8 oder 10 Stunden am Stück arbeiten.
Ob Sie nur Ihren Tag, Ihre Woche oder Ihren Monat planen, bleibt Ihnen überlassen. Auch welches System Sie nutzen z.B. Outlook, Trello, Timebox-App oder Excel Liste.

Die fünf wichtigsten Vorteile von Timeboxing aus meiner Sicht sind:

  1. Sie legen die Regeln dafür fest, was Sie langfristig erreichen wollen. Das schafft Zufriedenheit.
  2. Sie teilen Ihre Zeit besser ein. Das vermeidet Stress.
  3. Sie kommunizieren und arbeiten effizienter. Dies ist wichtig für Klarheit im Team.
  4. Sie haben einen besseren Überblick über das, was Sie erledigt haben. Das schafft Zufriedenheit
  5. Sie sind produktiver, da die gesetzten Zeitfenster Sie zu konzentrierterem Arbeiten zwingen.

Timeboxing können Sie in einfachen Schritten umsetzen:

  1. Planen Sie frühzeitig. Planen Sie den ganzen Tag, achten Sie auf Puffer.
    Ich mache zum Beispiel jede Woche meine Feinplanung. Routineaufgaben sind da schon als Serie mit verbindlichen Zeitfenster in Outlook festgelegt.
    Aus meiner Erfahrung weiß ich, dass täglich auch Unvorhergesehenes hereinschneit. Daher plane ich Puffer ein. Auch für die Mittagspause und zur Beantwortung meiner Social Media Kontakte gibt es bei mir eine Timebox. Und falls Sie im Team arbeiten: stellen Sie eine Box für Teamkommunikation ein.
  2. Fassen Sie Aufgaben in Blöcken zusammen
    E-Mails oder Chatnachrichten können unsere Konzentration schwächen. Daher lesen und beantworten Sie Nachrichten in einem festen Zeitfenster. Zum Bespiel von 13 bis 14 Uhr E-Mails bearbeiten oder telefonieren von 14 bis 15 Uhr. Darunter fällt dann nicht das Akquisetelefonat mit einem potenziellen Kunden. Dafür gäbe es die Timebox: Kundenakquise Max Mustermann.
  3. Seien Sie unerbittlich gegen sich
    Timeboxing verlang von Ihnen äußerste Disziplin. Das ist wahrscheinlich das Schwierigste an dieser Methode. Lassen Sie sich nicht ablenken und halten Sie die vorgegebenen Zeiten ein.
  4. Planen Sie die Zeitfenster möglichst realistisch
    Die Zeiteinteilung ist wahrscheinlich am Anfang etwas schwer, weil Sie nicht gewohnt sind, den Aufgaben verbindliche Zeiten zuzuordnen. Zu Beginn habe ich die Termine häufig zu kurz angesetzt, habe dann die Deadline nicht geschafft und war frustriert. Die Zeitplanung hat mich gleichzeitig gezwungen, mir das Ziel der Aufgabe klar zu machen. Nicht: die Mail von Müller beantworten. Sondern: Angebot an Herrn Müller wegen seiner Beschwerde schreiben.

Zeitrahmen für jeden Arbeitstyp

Ich selbst habe mit Timeboxing beste Erfahrungen gemacht. Ich bin produktiver, erledige mehr und bin dadurch zufriedener. Das Stundenplan-System funktioniert im Job und im privaten Bereich. Meinen Kundinnen und Kunden empfehle ich, bei den Zeiten auf den persönlichen Rhythmus zu achten. Morgenmuffel sollten mit Routineaufgaben den Arbeitstag beginnen, Frühaufsteher mit den wichtigsten Aufgaben um 7 Uhr.
Timeboxing unterstützt Sie dabei, einen Rahmen zu schaffen, damit Sie Ihr ganzes Potenzial entfalten können. Leben Sie, was in Ihnen steckt. Ich wünsche Ihnen ein erfolgreiches, leichtes Jahr 2021.