Kennen Sie das auch? Sie und ihr Team haben das ganze Jahr tierisch gearbeitet, manchmal bis tief in die Abendstunden, Aufträge und Umsätze sind gestiegen. Alles deutet auf ein erfolgreiches Jahr hin. Und dann der Crash. Ein großes Projekt wird in den Sand gesetzt. Der wichtigste Kunde verärgert und mehr noch, die Zusammenarbeit ist gefährdet. Alle halten zusammen, Durchhalten ist die Parole, das Schlimmste muss verhindertet werden. Zwar wird das Projekt beendet, wenn auch nicht in der vorgegebenen Zeit, doch der Vertrauensverlust bei dem Kunden und die entstandene Umsatzeinbuße ist hoch. Nochmals kann sich das Jungunternehmen einen solchen Flop nicht mehr leisten. Wie kann das passieren? Eine schonungslose und offene Analyse soll einer Wiederholung vorbeugen. In dieser Situation befand sich das junge Unternehmen. Hiermit soll gezeigt werden, wie wir das Problem gelöst haben.
Die Analyse
Zuerst wurde das Team befragt und Einzelmeinungen zu einem Bild zusammengefasst. Dabei zeigte sich, dass „Management auf Zuruf“ sprich, die sich am individuelle Bedarf orientierte, unmittelbare, kurze Kommunikation zwar in einem zwei- oder drei Personen Team klappen kann, jedoch nicht mehr, wenn mehrere Personen involviert sind, wenn sich Arbeitsprozesse und Projekte überschneiden, wenn Mitarbeiter Teilzeit oder im Homeoffice arbeiten und Verantwortlichkeiten nicht eindeutig geregelt sind. Es wurde eine Lösung gesucht, mit der für jeden auf einen Blick, alle Projekte, Workflow, Deadlines, Engpässe und Verantwortlichkeiten sichtbar sind – ja und natürlich sollte es einfach und schnell zu aktualisieren sein.
Auf der Suche nach einem passenden Tool.
Mein Vorschlag zur Lösung war „Kanban“, ein Tool für visuelles Projektmanagement. Die Prinzipien passten exakt auf die vorliegende Problemstellung in dem Dienstleistungsunternehmen und zu dem Kunden. Denn sein Fokus liegt auf der Erbringung einer termingerechten Dienstleistung von definierter Qualität für alle Kunden. Gleichzeitig stärkt die Arbeit mit Kanban die Eigenverantwortung der Teammitglieder, verbessert die interne Kommunikation und die Fehlerkultur. Was sind die Prinzipien, die hinter Kanban stehen? Mit diesen sollte sich erst einmal vertraut gemacht werden, bevor man sich entscheidet, die ersten Schritte mit Kanban zu gehen:
- Verstehe und fokussiere dich auf die Bedürfnisse und Erwartungen deiner Kunden.
- Manage die Arbeit, lasse die Menschen sich um die Arbeit herum selbstorganisieren
- Entwickle die geltenden Regeln, um die Ergebnisse für die Kunden und die Organisation zu verbessern.
Die ersten Schritte mit Kanban.
Ein Kanban-Board: das gut sichtbar für alle aufgehängt wurde, um Projekte, Verantwortlichkeiten, Workflow und Deadlines übersichtlich darzustellen. Es wurde entsprechend der eigenen Anforderungen entwickelt z.B. Art und Anzahl der Spalten, die für Prozesse wichtig sind. Eigene Regeln für den Umgang mit Kanban festschreiben und somit den Unternehmensbedürfnissen anpassen.
Daily-Stand Ups: sie halten alle auf dem Laufenden, zeigen aktuelle Veränderungen, Engpässe sowie Risiken (Frühwarn-System). Es gibt kein Aufschieben mehr bis zur Eskalation. Entscheidungen werden aktuell und im Team getroffen.
Regelmäßige Retrospektiven: sie verändern die Sicht auf Fehler. Der Fokus liegt eher auf „daraus können wir lernen“. Fehler machen uns besser. Einfache Fragen, die zum Kern führen: Was hat gut funktioniert? Was hat nicht so gut funktioniert? Was soll ausprobiert werden. Regelmäßige Retrospektiven fördern die Offenheit und Zusammenarbeit im Team.
Erfahrungen des Teams.
Der Anfang war ganz leicht. Und seither werden Kundenprojekte in der vorgegebenen Deadline beendet. Kleine Prozessverbesserungen werden bereits umgesetzt. Wenn das so weiter gemacht wird, bewirken die vielen kleinen Schritte insgesamt eine gewaltige Verbesserung. Mit den regelmäßigen Retrospektiven tut man sich noch ein wenig schwer. Allzu oft werden diese von dem Tagesgeschäft und unaufschiebbaren Anforderungen überrollt. Was immer passiert, ein solches Unglück wie im vergangenen Jahr wird es nicht mehr geben. Da sind sich alle sicher. Und die Umsätze sind in den letzten Monaten wieder gestiegen.