Rufen Planungsmeetings bei Ihren Mitarbeitern einen tiefen Seufzer der Verzweiflung hervor? Versickern interne Projekte bereits nach kurzer Zeit am Ende der Prioritätenliste? Verharren bestimmte To dos an ihrem Kanban-Board an der gleichen Stelle, während andere innerhalb kürzester Zeit bereits unter „in Work“ stehen? Gibt es dafür einen Grund?

Immer neue Aufgaben können in die Überlastung und damit ins Burn-out führen, wenn Teams und Mitarbeiter bereits an ihrer Belastungsgrenze arbeiten. Gibt es aus dieser misslichen Lage einen Ausweg?

Outsourcing und Priorisieren helfen gegen Burnout und fördert Kreativität

Organisationen entwickelt sich, zusätzliche Angebote suchen nach einem Product-Owner, der neue Kunde bedarf besonderer Aufmerksamkeit, die viel Zeit kostet. „Hier ist der neue Kunde, er ist wichtig für uns in diesem Jahr. Bitte übernimm ihn, – das schaffst du doch noch“. Hätte die Führungskraft in die Augen des Mitarbeiters gesehen, hätte sie seine Verzweiflung und Ratlosigkeit bemerkt. Die neue Aufgabe kommt nämlich zu all den anderen noch oben drauf. Und irgendwann ist die Belastungsgrenze erreicht.

Es ist normal, dass im Laufe eines Jahres immer wieder Aufgaben hinzukommen, das kann von kleinen Arbeitsschritten bis hin zu größeren Projekten reichen. Übrigens geht es Selbstständigen ähnlich. Und was ist weggefallen? Die gleiche Anzahl? Wohl kaum. Jetzt muss man kein Prophet sein, um sich auszumalen, wohin das führt – nämlich schnurstracks in die Überbelastung. Häufig stehen Mitarbeiter oder Soloselbstständige kurz vor einem Burn-out oder der inneren Rebellion. Im Team einer meiner Kunden wurde nicht rechtzeitig entgegengewirkt mit der Folge, dass das bislang produktivste Teammitglied wegen Burn-out ein Jahr ausgefallen ist. Was können Führungskräfte dagegen tun?

Es ist die Aufgabe einer Führungskraft, dieser Entwicklung frühzeitig entgegenzuwirken, um Teams und Mitarbeiter oder sich selbst vor Überforderung zu schützen. Wann immer neue Aufgaben hinzukommen, ist es irgendwann unausweichlich, Aufgaben abzugeben, intern oder extern out zu sourcen, besonders dann, wenn keine neuen Mitarbeiter eingestellt werden. Ein typisches Beispiel für externes Outsourcing ist die Pflege der Website durch eine Agentur oder das Outsourcing der IT. Bei einem internen Outsourcing können z. B. Aufgaben aus unterschiedlichen Bereichen zusammengeführt und zentral bearbeitet werden.

Doch im ersten Schritt sollte der Umfang und die Anzahl der Aufgaben analysiert und festgestellt werden.

Um sich als Führungskraft einen Überblick zu verschaffen, ist es sinnvoll, mit dem Team eine Bestandsaufnahme aller Aufgaben zu machen, was vielleicht aufwendig ist, sich aus meiner Erfahrung jedoch mittelfristig und oft sogar kurzfristig lohnt.
Bei diesem gründlichen Priorisieren besteht die Chance, Aufgaben aufzuspüren, die einfach keinen Sinn mehr machen, jedoch noch regelmäßig durchgeführt werden. Ein Beispiel sind Reports, für die sich keiner mehr interessiert. Oder solche, die im Zuge der Digitalisierung effizienter gestaltet werden können.

Als effektives und einfaches Tool zur Priorisierung des Aufgabenportfolios eignet sich hier immer noch die gute alte Eisenhower-Matrix.

Bei der Priorisierung steht immer das große Ziel der Führungskraft, das Team zu entlasten. Denn wenn in einem Team das Gefühl eines permanenten „zu viel“ und ein „noch mehr“ vorherrscht, bleibt keine Energie, um durch neue Ideen Prozesse zu verbessern oder flexibel auf Kundenanfragen einzugehen.

Am besten starten Sie, indem Sie die Priorisierung der Aufgaben an einen unabhängigen Berater oder Teamkollegen abgeben. Weniger Ballast, mehr Kreativität und Raum für Lösungen.